Vaše společnost běží hladce, ale víte, že by to mohlo být lepší. Někdy se projekt na několik dní zavěsil příliš dlouho, nebo se zdá, že schůzky, které se kdysi cítily produktivní a užitečné, nyní protahují hodiny. Může se cítit jako kola, která se v blátě otáčejí, a je těžké získat tu trakci zpět.

Jak můžete tyto problémy vyřešit? Tím, že se zaměřujete na zlepšení efektivity vašeho podnikání. Zeptal jsem se členů Rady pro mladé podnikatele o jejich tipů, jak udržovat jejich podnikání v chodu efektivně, což jim pomáhá zvýšit produktivitu.

10 Tools You Can Use Right Now to Boost Your Productivity Podívejte se také na: 10 nástrojů, které můžete nyní použít k posílení produktivnosti

1. Automatizujte úkoly, které můžete

Ať už posíláte zaměstnancům výplatu výdajů nebo zasíláte potvrzení prodejcům, automatizujte vše, co je možné. "Automatizace podnikání není jen luxusem; je to nutnost v dnešním konkurenčním prostředí, "říká Sathvik Tantry z FormSwift. "Automatizace monotónních úkolů šetří zaměstnance časem a umožňuje jim vykonávat více produktivní úkoly, které vyžadují kritické myšlení nebo lidský dotek."

Sathvik dodává, že ačkoli by mohlo být drahé zavést automatizované procesy na počátku, z dlouhodobého hlediska to sníží náklady a zvýší efektivitu podnikání.

2. Povzbuďte své zaměstnance k chatu tváří v tvář

Při odesílání rychlé e-mailové či chatové zprávy spolupracovníkovi se může zdát jako efektivnější způsob, jak získat odpověď, často může mít opačný účinek, protože následná zpětná a dopředná činnost může trvat déle, než rychlá tváří v tvář . "Skype, Google Chat a další online komunikační nástroje jsou vždy užitečné, když se snažíte předáním rychlé zprávy vašim kolegům, " říká Miles Jennings of Recruiter. "Avšak osobní kontakt skutečně urychlí proces řešení problému, odpovědi na otázku nebo získání nějakého důležitého objasnění."

Jak můžete zajistit, aby vaši zaměstnanci vyvážili obě pro optimální efektivitu? "Povzbuzení zaměstnanců, aby otevřeně komunikovali, když potřebují, vytvoří stálý tok informací, " říká Miles.

Zatímco chaloupka a e-mail mají své místo, tím, že zajistí, že vaši zaměstnanci budou pohodlně komunikovat tváří v tvář, budete udržovat podnikání v pohybu efektivně a problém, který mohl být vyřešen v pětiminutovém osobním rozhovoru nebude končit jako podproces e-mailu dlouhý 20 zpráv.

3. Omezte přerušení

Pracovní setkání v 9:00, schůze oddělení v 11:00, oběd v poledne - pokud mají vaši zaměstnanci problémy s dokončením úkolů efektivně, může to být důsledek neustálých přerušení. "Snažíme se naplánovat více setkání ve stejný den, než je rozptýlit po celý týden, a blokujeme čas na našich kalendářích pro aktivní práci, " říká Alexander Moore z Boomerang. Zablokování bloků času pro nepřerušovanou práci může pomoci vašim zaměstnancům lépe se zaměřit a efektivněji pracovat.

Setkání však nejsou jedinými pachateli - neustálé e-mailové upozornění, vyskakovací zprávy a upozornění z vašeho interního softwaru pro řízení projektů mohou všechny sloužit jako rozptýlení, které přerušují tok práce. "Obecně platí, že po přerušení funguje efektivně pracovat asi minutu, " říká Alexander. tools and apps to keep your work distraction free, which may help you work more efficiently. "Z tohoto důvodu používáme nástroje jako Pauza pro doručování e-mailů, abychom omezili e-mailová upozornění." Existuje spousta nástrojů a aplikací, které vám pomohou rozptýlit práci, což vám pomůže pracovat efektivněji.

4. Držte denní 10minutovou firemní schůzku

Zatímco schůzky jsou obecně považovány za nezbytnost, mohou pokračovat až do okamžiku, kdy jdou v pracovní den. David Ciccarelli z společnosti Voices.com navrhuje kratší a efektivnější setkání, které pokrývají základy v 10 minutovém bytě.

"Každý den se shromažďujeme jako společnost na 10minutové setkání s názvem Daily Huddle, " říká. "Setkání slouží jako ohnivá informace, která udržuje všechny ve smyčce, včetně shrnutí našich klíčových ukazatelů výkonnosti, slavení úspěchů a identifikace příležitostí ke zlepšení."

Nejenže je to dobrý způsob, jak udržet všechny zaměstnance, aby urychlily jakýkoli nový vývoj v rámci společnosti, udržovali schůzky krátké a sladké síly zjednodušený proces schůzky a snižují časové ztráty. "Tento proces nám udržuje efektivní provoz, protože jsou eliminovány zbytečné schůzky, " říká David.

5. "Jednoduchý úkol", abyste se více ujali

Všichni si myslíme, že jsme vynikající multitaskery; V současné době mám na svém laptopu otevřeno 11 záložek - a to je konzervativní číslo ve srovnání s několika dny. while people can potentially multitask, they're not necessarily being more productive. Domnívá se však, že zatímco lidé mohou potenciálně multitaskovat, nemusí být nutně produktivní. Takže tady hraje myšlenka "single-tasking" (nebo se soustředí na jeden úkol až do dokončení).

"Celá naše společnost v současné době pracuje na zvyšování naší hry" single-tasking "a nepřesunuje další projekt, dokud nebude aktuální, " říká Laura Roeder z Meet Edgar.

Pokračuje tím, že vysvětluje: "Jednoduchý úkol vám umožňuje rychlejší práci tím, že necháte projekty hnít na vinici, když jsou téměř kompletní. Je snadné se falešně cítit produktivní, když máte deset projektů, ale nic se vlastně nedostane do světa. "

Zaměření na "jedno-úkolování" až do dokončení projektu vám pomůže skutečně vykonat, spíše než odštěpovat tolik projektů, které se nikdy nedokončí.

10 Time Management Tips Viz též: 10 Tipy pro správu času

6. Odradte schůzky "Mám minutu"

"Jedno z nejběžnějších a nejúčinnějších způsobů využití času a energie je časté" dostal jsem minutu? " setkání, "říká Kristopher Jones z LSEO. "Tyto setkání jsou ty, které jsou neplánované a zpravidla odvádějí od produktivity."

Proč jsou tyto schůzky špatné pro efektivitu kanceláří? "Skutečností je, že během jedné minuty nemůže být dosaženo téměř nic důležitého, což znamená, že jedna minuta se změní na 15 minut nebo déle a skončí jako strašně neefektivní řízení času, " říká Kristopher.

Místo toho zkuste plánovat rychlé schůzky s určeným časovým rozpětím a držte se tématu, o které je potřeba diskutovat. Dokonce i jednoduchý e-mail s dotazem: "Můžeme se setkat 10 minut v 15:00, abychom diskutovali o dokončení projektu X?" Splňuje cíle, aby schůzka byla krátká, naplánovaná a tváří v tvář.

7. Stick se zavedeným procesem

Pokud máte nějaký projekt, který již probíhá, zkusit zrychlit věci může mít za následek oříznutí rohů. "Stick s procesem, který je založen, " doporučuje Angela Harless z AcrobatAnt. "Pokud se pokusíme zkrátit rohy, abychom urychlila proces, něco zmešká, které musí být později hotové a stojí čas a peníze. Věci plynou hladce, pokud budeme držet proces, který jsme začali. "

Znamená to nikdy změnit věci? Samozřejmě, že ne, to by zřejmě většinu našich dřívějších námětů zbytečné! Ale pokud změníte nějaký proces, udělejte to záměrně, a to nejen rozmar, nebo protože jste za plánem. "Procesy mohou být změněny, ale měly by být změněny úmyslně a komunikovat s celým týmem po schválení potenciální změny, " říká Angela.

8. Použijte software pro správu úloh

"E-mail není ideální způsob komunikace nebo spolupráce v týmu, " říká Dave Nevogt z Hubstaff. "Používáme software pro správu úkolů, jako je Trello, takže naše komunikace a práce jsou na jednom místě."

Software pro správu úkolů určeným týmům může pomoci všem efektivněji spolupracovat, sledovat pokrok a zůstat v úloze. "Zajišťuje všem čas, kdy se musíme vrátit k e-mailům, a také nám umožňuje sledovat efektivnější průběh, " říká David. Tady v Palo Alto Software souhlasíme - a my jsme také velcí fanoušci Trella.

9. Podporovat kulturu otevřené komunikace

Stejně jako ve špičce číslo 2, povzbuzujte své zaměstnance k otevřené komunikaci. Ale to přesahuje myšlenku komunikace tváří v tvář řešit problémy; vaši zaměstnanci se cítí spokojeni s vyjádřením svých obav nebo poskytnutím zpětné vazby o tom, jak je vaše společnost provozována?

"Hlavním důvodem našeho výbušného růstu je skutečnost, že máme kulturu otevřené komunikace, " říká Raymond Kishk z Interstate Air Conditioning & Heating. "Nejlepší způsob, jak zvýšit efektivitu podnikání, je povzbudit zpětnou vazbu, nápady a komunikaci mezi odděleními."

Nemůžete být všude najednou, ani neuvidíte všechno. Vaši zaměstnanci mohou být schopni zjistit plochu vaší společnosti, která by mohla být efektivnější, nebo proces, který by mohl být efektivní. Ujistěte se, že se cítí dobře, když vyjadřují své názory a nabízejí zpětnou vazbu, zejména pokud jde o zvýšení efektivity. "Povzbuzováním spolupracovníků k tomu, aby byli součástí procesu efektivnosti, bude to mít za následek produktivnější a efektivnější tým, " říká Raymond.

10. Zjistěte, kdy chcete zastavit

I když je důležité vyladit co nejvíce klepnutí, aby vaše společnost mohla fungovat efektivněji, musíte také vědět, kde nakreslit linku. Ne každý proces může - nebo by měl - být automatizován, stejně jako ne každé setkání vždy skončí v plánovaném čase.

"Účinnost je důležitá - bezpochyby, " říká Neill Feather z SiteLock, LLC. "Pokud jde o začínající podnikatele a podnikatele, přílišné zaměření se na efektivitu může odvést pozornost od toho, co je pro naše podniky skutečně důležité: růst."

Neill zažil to s vlastním obchodem: "Na stránkách SiteLock se zaměřujeme na efektivitu v klíčových oblastech: využití hardwaru, dohody na úrovni služeb apod., Ale vždy si připomínáme, že naším nejdůležitějším cílem je růst. To zahrnuje zákazníky, nabízené produkty a sílu značky. "

Je důležité usilovat o efektivitu, nenechte však cíl efektivnějšího podnikání zastínit další cíle. Prostřednictvím pokusů a omylů a získáním zpětné vazby od vašich zaměstnanců v průběhu celého procesu budete schopni sledovat, co funguje a co není, a zlepšit efektivitu vašeho podnikání - a to i přes další růst a posílení vašeho podnikání.