Nabízím několik alternativ k nástrojům a službám, které jsou příčinou nesčetných obchodních bolestí hlavy. Všechny tyto nástroje vám pomohou pracovat rychleji a přemýšlet o tom, na čem pracujete, spíše než o tom, jak to děláte.

Revize dokumentů e-mailem

Některé z největších bolestí hlavy, které jsem zažil v podnikovém prostředí, pocházejí ze snahy o správu revíz dokumentů e-mailem. Netrvá dlouho, než se různí redaktoři mohou vzájemně synchronizovat.

Vzal jsem si stránku od spisovatele New York Times Davida Pogue a začal jsem do svého workflow zapracovat online službu Dropbox. Pořád ještě nějaké škytavka, ale je to pokrok.

Použití elektronické pošty pouze pro všechny komunikace

Existují podnikatelé a výrobní guru, kteří mají štěstí a poskytují návrhy pro správu e-mailů. To nemusí být tak. Pokud máte zdroje, můžete to udělat mnohem jednodušší tím, že začlení podnikovou sociální síť Yammer.

Je to jako Facebook nebo Twitter pro vaše podnikání. Je jednodušší a rychlejší než e-mail.

Poznámkové bloky a textové procesory (pro vytváření poznámek)

Pokud používáte aplikaci Microsoft Word jako svůj virtuální poznámkový blok, udělejte si laskavost a místo toho použijte aplikaci věnované poznámkám. Společnost Microsoft dělá skvělou verzi s názvem OneNote, ale já jsem částečně na Evernote. Poznámky můžete snadno vytvářet a nacházet pomocí jednoho nástroje; nebudete mít skupinu souborů, s nimiž se můžete potýkat.

Nicméně vy děláte faktury

Neznám někoho, kdo má rád faktury. Dobrou zprávou je, že můžete výrazně zkrátit čas strávený vyplněním, zasláním, organizováním, sledováním a mnohem více pomocí online účetní služby Kashoo.

PowerPoint (a PP prezentace)

Pokud jste uživatel Mac, nebudete litovat přechodu na Apple Keynote. Je to mnohem lepší než PowerPoint.

Přesto, bez ohledu na to, zda používáte Powerpoint, můžete okořenit věci s jedinečně vyhlížejícími grafy od amCharts. A namísto těch úžasných letáků aplikace PowerPoint dejte veřejnosti odkaz na vaše snímky na Slide Rocket.

Microsoft Word

Vlastně tohle nenávidím, ale mnoho, mnoho lidí to dělá. Pokud hledáte nástroj pro psaní hrubého výkresu, použijte textový editor Fullroom nebo jeho ekvivalentní WriteMonkey. Nevýhodou obou nástrojů je, že pravděpodobně budete muset kopírovat a vložit svůj materiál do dokumentu aplikace Word pro formátování.

Vyzkoušejte také stránky, pokud jste na počítači Mac.

A nakonec se můžete MS Word naučit v hloubce. Slovo je mnohem jednodušší, když znáte jeho klávesové zkratky a jak spravovat styly. Věř mi.

Nástroje pro heslo

Měli bychom vytvářet divoká a jedinečná hesla pro každou stránku, do které se přihlašujeme, což nás nutí používat systémy k jejich sledování. Použití tabulky nebo fyzického poznámkového bloku je časově náročné a není příliš bezpečné. Nástroje pro správu hesel webového prohlížeče pomáhají, ale každý prohlížeč má svůj vlastní systém.

Namísto toho použijte nástroj LastPass pro správu víceúrovňových nástrojů pro správu hesel. Bezpečně ukládá vaše hesla a umožňuje přístup k nim v jakémkoliv prohlížeči doma, v práci nebo kdekoli máte nainstalovaný LastPass (což může být smartphone nebo tablet).

Bílé tabule

Bílé tabule jsou užitečné pro spolupráci a sdílení nápadů a informací. Ale jsou oškliví. A oni jsou náchylní k pruhy. Skleněné tabule nabízejí vylepšenou technologii, která eliminuje oba problémy.

Váš počítačový operační systém Windows Management Scheme

Pokud jste něco jako já, můžete použít stolní počítač 2, 4, 5 programů současně pro splnění pracovních úkolů. To vám zanechává neuvěřitelné množství časů, které se pohybují kolem oken a hledáte určité otevřené dokumenty a uspořádáte pracovní plochu.

Místo toho použijte program jako Alfred for Mac nebo Launchy for Windows. Použitím jednoho z nich můžete spouštět a přepínat mezi programy pomocí klávesových zkratek.

Konferenční hovory

Všechny ty můstky, kolíky a obruče, které můžete projít, mohou být příliš náročné na telefonní hovory. Ušetřete všechny potíže a integrujte službu webových konferencí Jděte do schůzky nebo služby pro zasílání zpráv, jako je Skype do vašeho procesu.

Foto přes Flickr od Zacha Kleina